Lyhyt vastaus: kumppanikenttä on täällä laajin kaikista Dynamics-alueista, mikä tekee kokoon sovittamisesta tärkeimmän karsintakriteerin. Teidän tulee olla asiakas, joka näkyy toimittajalle, ei suuren yrityksen pienin tai pienen yrityksen suurin. Lähtekää sitten liikkeelle siitä, minkä järjestelmän jätätte, selvittäkää mitkä sovellukset kuuluvat pakettiin ja kuka ne omistaa, ja tarkistakaa, miten kumppani käsittelee Business Centralin kahta suurta päivityssykliä vuodessa ja pienempiä jatkuvia päivityksiä.
Tämän oppaan on kirjoittanut d365 Guide. Emme implementoi Dynamics 365:tä emmekä myy lisenssejä. Olemme olemassa, jotta ostaja voi vertailla kumppaneita samoin perustein.
Tämä koskee erityisesti Business Centralia. Yleiseen valintaprosessiin sovelluksesta riippumatta löydät oppaamme, miten löydät oikean kumppanin Dynamics 365:lle Suomessa.
Mikä tekee tästä hankinnasta ainutlaatuisen
Business Central on Microsoftin toiminnanohjausjärjestelmä pienille ja keskisuurille yrityksille, ja sen juuret ovat Navisionissa. d365 Guide arvioi, että Suomessa tulee vuosittain noin viisisataa uutta kauppaa, ja projektit alkavat usein noin 27 000 eurosta. Tämä tekee siitä yleisimmän Dynamics-käyttöönoton maassa. Luvut ovat d365 Guiden markkina-arvioita, jotka on päivitetty syyskuussa 2026, eivät virallisia Microsoftin tilastoja.
Kumppanikenttä on samalla laajin. Suomessa on kymmeniä kumppaneita, muutaman konsultin yrityksistä Pohjoismaisiin konserneihin, joissa on satoja. Tämä on hyvä uutinen neuvotteluasemallenne ja huono uutinen valinnalle, sillä ero ehdokkaiden välillä näkyy harvoin tarjouksessa.
Alhainen aloituskustannus on hankinnan suurin ansa. Business Central -käyttöönotto saadaan usein käyntiin suhteellisen nopeasti, ja juuri siksi kumppani tarkistetaan joskus kevyesti. Huonon valinnan kustannukset eivät aina näy projektibudjetissa. Ne näkyvät myöhemmin ylläpitomaksuissa, lisäosissa ja räätälöinneissä, joita on ylläpidettävä ajan mittaan.
Vaihe 1: Lähtekää liikkeelle siitä, mitä olette korvaamassa
Vaatimuslista on suunnilleen sama lähtötilanteesta riippumatta, mutta tehtävä työ eroaa, ja siten myös sopiva kumppani.
| Lähtötilanne | Mitä kumppanin on ennen kaikkea todistettava |
|---|---|
| Dynamics NAV tai Navision | Että he ovat siirtäneet NAV-asiakkaita Business Centraliin pilvessä useita kertoja. Vanhojen räätälöintien, dimensioiden ja historian käsittely sekä perustelu sille, mitä ei pidä siirtää. |
| Pienempi talousjärjestelmä, josta olette kasvaneet ulos | Kyky rakentaa prosesseja, joita ei nykyään ole: varasto, tilaus, projekti tai tuotanto. Tässä tapauksessa liiketoiminnan työtapoja on muotoiltava, ei vain tietoja siirrettävä. |
| Muu keskisuuri toiminnanohjausjärjestelmä | Kokemusta juuri tästä migraatiosta ja rehellinen arvio siitä, mitä tulette kaipaamaan. Aina löytyy jotain, minkä vanha järjestelmä teki paremmin. |
| Itse kehitetty tai toimialakohtainen järjestelmä | Miten he päättävät, mikä ratkaistaan standardina, mikä vaatii sovelluksen ja mikä ei kuulu ollenkaan toiminnanohjausjärjestelmään. Tämä on vaikein lähtötilanne arvioida. |
| Useita yrityksiä eri järjestelmillä | Malli, jota voidaan käyttää uudelleen yritysten välillä, ja kokemusta konsernirakenteesta ja konsolidoidusta raportoinnista Business Centralissa. |
Lähtötilanne vaikuttaa myös siihen, miten arviota tulee lukea. NAV:sta siirtyminen voi näyttää edulliselta, koska monet asiat ovat tuttuja, mutta vanhan ratkaisun räätälöinnit vievät usein aikaa. Pienestä talousjärjestelmästä siirtyminen näyttää kalliilta, mutta suuri osa kustannuksista on liiketoiminnan omaa työtä prosessien kanssa, joita ei ole ollut aiemmin.
Vaihe 2: Kohdatkaa kooltaan
Tämä on Business Central -segmentin yksittäinen tärkein karsinta, ja siinä on helpointa tehdä virheitä.
Jos valitsette huomattavasti teitä suuremman kumppanin, vaarannatte joutumisen pieneksi asiakkaaksi: juniorikonsultit, matala prioriteetti ylläpidossa ja vaihtuvat asiakasvastaavat. Jos valitsette hyvin pienen kumppanin, saatte usein seniorihenkilöitä ja suurta omistautumista, mutta haavoittuvuuden, jos avainhenkilö lopettaa, ja rajallisen kestävyyden, jos kasvatte tai laajennatte toimintaanne useampaan maahan.
Esittäkää kaksi kysymystä, jotka antavat nopeasti vastauksia:
- Mihin kohtaan asiakaskantaanne me sijoittuisimme kokomme puolesta? Kumppani, joka vastaa tähän rehellisesti, kertoo myös, kuinka paljon huomiota tulette saamaan.
- Kuinka monta asiakasta meidän konsultilla on ylläpitosalkussaan? Tässä segmentissä konsultti hoitaa usein monia asiakkaita samanaikaisesti, ja se määrää käytännössä vastausajat.
Maantieteellä on vähemmän merkitystä kuin ennen, mutta ei nollaa. Suunnittelun ja käyttöönoton aikana on hyödyllistä, että voi tavata toisiaan.
Vaihe 3: Standardi, sovellukset ja mukautukset
Business Centralia laajennetaan lisäosilla, ei muuttamalla järjestelmän ydintä. Tämä kuulostaa tekniseltä yksityiskohdalta, mutta se vaikuttaa sekä kustannuksiin että joustavuuteen.
Kolme eri asiaa sekoitetaan yleensä tarjouksessa, ja niillä on täysin erilaisia seurauksia:
- Konfigurointi standardina. Tämä seuraa yleensä Microsoftin päivitysten mukana ja toinen pätevä Business Central -kumppani voi yleensä ylläpitää sitä. Tämän tulisi olla suurin osa ratkaisusta.
- Valmiit sovellukset Microsoftin kaupalliselta markkinapaikalta tai ISV:ltä. Lisenssimalli voi olla käyttäjäkohtainen, vuokralaiskohtainen tai perustua muihin mittareihin. Yleistä ISV-sovellusta voidaan yleensä käyttää myös, jos vaihdatte implementointikumppania, mutta tarkistakaa lisenssisopimukset, tukivastuut ja se, onko sovellus tai sopimus sidoksissa nykyiseen kumppaniin.
- Vain teille rakennetut mukautukset. Nämä voivat olla täysin oikein, mutta joku joutuu ylläpitämään niitä jokaisen päivityksen yhteydessä, ja käytännössä se joku on useimmiten se, joka ne rakensi.
Pyytäkää kirjallinen erittely siitä, mikä on mitäkin, toiminnallisuuskohtaisesti. Monilla kumppaneilla on omia toimialasovelluksia, ja usein he myyvät juuri niitä. Tämän ei tarvitse olla ongelma: hyvin suunniteltu toimialasovellus voi säästää paljon. Mutta teidän tulisi tietää, että se on siinä, mitä se maksaa jatkuvasti ja mitä sille tapahtuu, jos yhteistyö päättyy.
Vaihe 4: Päivitykset kaksi kertaa vuodessa
Microsoftilla on kaksi suurta Business Centralin päivityssykliä vuodessa, suuremmat versiot huhtikuussa ja lokakuussa. Lisäksi pienempiä päivityksiä tulee jatkuvasti, yleensä kuukausittain. Pilviversiossa voitte ajastaa suuremman päivityksen käytettävissä olevan päivitysikkunan sisällä, mutta ette voi kieltäytyä palvelun ylläpidosta. Tämä on selkeä ero vanhempiin toiminnanohjausjärjestelmiin ja kysymys, jossa kumppaneiden ero näkyy pian käyttöönoton jälkeen.
Kysykää jokaiselta ehdokkaalta, miten he työskentelevät tämän kanssa: onko heillä testausympäristö, jossa ratkaisunne tarkistetaan ennen päivityksen voimaantuloa, mitä työnkulkuja testataan, kuuluuko se ylläpitosopimukseen vai laskutetaanko se erikseen, ja miten he tiedottavat teille uudesta toiminnallisuudesta, josta teille voi olla hyötyä.
Kumppani, jolla ei ole rutiinia tähän, käsittelee jokaisen päivityksen tapauksena, ja maksatte siitä.
Vaihe 5: Kysymyksiä esitettäväksi ja miten vastauksia tulee tulkita
Seuraavat kysymykset on muotoiltu niin, ettei niihin ole itsestään selvää hyvää vastausta. Vastauksen arviointi on vähintään yhtä tärkeää kuin itse kysymys.
1. Kuinka monta Business Central -asiakasta olette ottaneet käyttöön viimeisten kahden vuoden aikana, ja kuinka monta niistä muistuttaa meitä?
Kysymyksen jälkimmäinen osa on tärkeä. Asiakkaiden kokonaismäärä kertoo vähän, kun kenttä on niin laaja.
Hyvä vastaus sisältää:
- Luku, jossa mainitaan teidän kokoluokkanne ja toimialanne asiakkaita, joihin voi ottaa yhteyttä.
- Eron uusien käyttöönottojen ja otettujen ylläpitojen välillä.
Varoitusmerkit:
- Vastaus liukuu yrityksen Navision-historiaan.
- Kaikki referenssit ovat huomattavasti teitä suurempia tai pienempiä.
2. Mitkä sovellukset sisältyvät, kuka ne omistaa ja mitä ne maksavat jatkuvasti?
Tämä määrittää sekä kuukausikustannukset että sen, kuinka sidoksissa teistä tulee.
Hyvä vastaus sisältää:
- Luettelon toimittajasta, maksusta käyttäjää ja kuukautta kohden sekä siitä, kenen kanssa teette sopimuksen.
- Suoran tiedon siitä, mitä tapahtuu kullekin sovellukselle, jos vaihdatte kumppania.
Varoitusmerkit:
- Kumppanin omat sovellukset esitetään osana ratkaisua ilman erillistä hintalappua.
- Kustannukset ilmenevät vasta sopimusliitteissä.
3. Kuinka paljon on konfigurointia ja kuinka paljon omaa koodia?
Katso vaihe 3. Kysymys määrää ylläpidon kustannukset ajan mittaan.
Hyvä vastaus sisältää:
- Kirjallisen jaottelun toiminnallisuuskohtaisesti.
- Ehdotuksia, missä teidän tulisi mukautua standardiin pikemminkin kuin toisinpäin, perusteluineen.
Varoitusmerkit:
- Kaikki toivomanne on rakennettavissa ilman vastaväitteitä.
- Oman koodin määrä esitetään yksinomaan vahvuutena.
4. Kuka on konsulttimme ja kuinka monta asiakasta tällä henkilöllä on?
Tässä segmentissä harvoin on kyse suuresta tiimistä. Usein kyseessä on yksi tai kaksi henkilöä, ja nämä henkilöt ovat käytännössä koko toimitus.
Hyvä vastaus sisältää:
- Nimi, kokemus ja tapaaminen ennen sopimusta.
- Rehellinen tieto salkun koosta ja siitä, mitä tapahtuu lomien ja sairauksien aikana.
Varoitusmerkit:
- Konsultti nimetään sopimuksen tekemisen jälkeen.
- Olette tavanneet useiden tapaamisten jälkeen vain myyjän.
5. Miten käsittelette Microsoftin päivityksiä?
Katso vaihe 4. Vastauksen tulee sisältää rutiini, ei periaate.
Hyvä vastaus sisältää:
- Kuvaillun testausrutiinin ympäristöineen ja tarkistettavine työnkulkuineen.
- Tiedon siitä, kuuluuko se sopimukseen vai laskutetaanko se erikseen.
Varoitusmerkit:
- Päivityksiä kuvataan asioiksi, jotka Microsoft hoitaa puolestanne.
- Kysymystä ei ole noussut esiin muiden asiakkaiden kanssa.
6. Miltä näyttää siirtyminen nykyisestä järjestelmästämme?
Tietojen migraatio on yleisin syy käyttöönoton viivästymiseen, myös pienemmissä projekteissa.
Hyvä vastaus sisältää:
- Tiedon siitä, mitä siirretään ja mitä jää: saldot, avoimet tiliotteen rivit, historia ja perustiedot käsitellään eri tavoin.
- Testisiirtojen määrä ja milloin ensimmäinen tapahtuu.
Varoitusmerkit:
- Koko historia luvataan ilman keskustelua kustannuksista.
- Tietojen laatua ei mainita lainkaan teidän vastuullanne.
7. Mitä voimme tehdä itse ilman, että soitamme teille?
Pienessä yrityksessä vastaus tähän kysymykseen on ratkaiseva sen kannalta, miten järjestelmä koetaan arjessa.
Hyvä vastaus sisältää:
- Rajauksen siitä, mitä teidän superkäyttäjänne voi itse muuttaa, ja siihen liittyvän koulutuksen.
- Dokumentaation, jonka te omistatte ja voitte antaa jollekin toiselle.
Varoitusmerkit:
- Jokainen raportti ja kenttämuutos vaatii tilauksen.
- Projektissa ei suunnitella sisäistä superkäyttäjää.
Ansiot, jotka mittaavat jotain muuta kuin luulet
- Kokemus Navisionista tai NAV:sta ei ole sama asia kuin kokemus Business Centralista pilvessä. Laajennusmalli ja päivitystahti ovat erilaisia.
- Sertifikaatit ovat sidoksissa henkilöihin, eivät yrityksiin. Kysymys kuuluu, ovatko sertifioidut henkilöt niitä, jotka teidän käytössänne ovat.
- Microsoftin kumppanimääritykset perustuvat vuodesta 2022 alkaen Solutions Partner -nimityksiin. Kultakumppanuus-käsitettä ei enää ole.
- Microsoftin palkinnot heijastavat kumppanin suhdetta Microsoftiin. Ne eivät ole asiakastyytyväisyysmittauksia.
- Yrityksen konsulttien määrä ei kerro mitään siitä, kuinka monta on käytettävissä, kun projektinne alkaa.
Mitä valinnassa yleensä menee pieleen
- Tarjouksia verrataan hintaan ilman, että sovelluksia ja juoksevia maksuja otetaan huomioon, mikä tekee halvimman tarjouksen kalleimmaksi kolmen vuoden aikana.
- Vaatimuslista kuvaa nykyisiä työtapoja yksityiskohtaisesti, mikä rakentaa vanhoja ongelmia uuteen järjestelmään.
- Ylläpito jätetään hankinnan ulkopuolelle ja hinnoitellaan, kun teillä ei enää ole neuvotteluasemaa.
- Sisäistä superkäyttäjää ei nimetä, mikä tekee teistä riippuvaisia kumppanista pikkuseikoissa.
- Koon vastaavuutta ei koskaan arvioida, vaikka se on tekijä, joka erottaa ehdokkaat eniten.
- Päätös tehdään ilman, että kukaan järjestelmää päivittäin käyttävä henkilö on kokeillut sitä.
Huomautus lähteistä
Suurin osa suomeksi julkaistusta sisällöstä siitä, miten valita kumppani Dynamics 365:lle, on kumppaneiden kirjoittamaa. Materiaali on usein asiantuntevaa, mutta se on kirjoitettu osapuolen toimesta, jolla on intressi lopputulokseen, ja kriteerit päätyvät siksi usein lähelle heidän omaa profiiliaan.
Lukekaa useita lähteitä ja kysykää itseltänne, kuka hyötyy siitä, että juuri nuo kriteerit painavat eniten.
Seuraavat vaiheet
Kirjoittakaa ylös, minkä järjestelmän jätätte, kuinka monta käyttäjää teillä on ja mitä pitäisi olla ratkaistuna vuoden kuluttua. Näiden kolmen vastauksen avulla toimittajakeskusteluista tulee lyhyempiä, ja erot ehdokkaiden välillä näkyvät aikaisemmin.
Jos yrityksenne on matkalla kohti konsernirakennetta useissa maissa, voi olla hyödyllistä ymmärtää samalla ylempää tasoa: katso opas Finance & Supply Chain Managementin kumppanin valinnasta. Jos aiotte myös tarkistaa CRM:n, on erillisiä oppaita Dynamics 365 Salesille ja Customer Service & Field Servicelle.
d365 Guidesta voitte vertailla suomalaisia Dynamics 365 -kumppaneita sovellusalueittain, toimialoittain ja kokojen mukaan, ja rajata kentän ennen tapaamisten varaamista.