Hvordan vælger du den rigtige partner til Dynamics 365 Business Central?

Kort svar: partnerfeltet er det bredeste her af alle Dynamics-områder, hvilket gør størrelsesmatch til den vigtigste udvælgelse. I skal være en kunde, der er synlig hos leverandøren, ikke den mindste hos en stor eller den største hos en lille. Gå derefter ud fra, hvilket system I forlader, find ud af, hvilke apps der indgår, og hvem der ejer dem, og kontroller, hvordan partneren håndterer Business Centrals to store opdateringscyklusser om året og de mindre løbende opdateringer.

Denne guide er skrevet af d365 Guide. Vi implementerer ikke Dynamics 365, og vi sælger ingen licenser. Vi er til for, at køberen kan sammenligne partnere på lige vilkår.

Den gælder specifikt Business Central. For udvælgelsesprocessen i stort, uanset applikation, se vores guide om, hvordan du finder den rigtige partner til Dynamics 365 i Danmark.

Hvad der kendetegner denne udbudsproces

Business Central er Microsofts ERP-system til små og mellemstore virksomheder, med rødder i Navision. d365 Guide vurderer, at der kommer omkring femhundrede nye aftaler til årligt i Danmark, og at projekterne ofte starter omkring 200.000 kr. Det gør det til den mest almindelige Dynamics-implementering i landet. Tallene er d365 Guides markedsbedømmelse, opdateret i september 2026, ikke officiel Microsoft-statistik.

Partnerfeltet er samtidig det bredeste. Der findes dusinvis af danske partnere, fra virksomheder med få konsulenter til nordiske koncerner med hundredvis. Det er gode nyheder for jeres forhandlingsposition og dårlige nyheder for udvælgelsen, da forskellen mellem kandidaterne sjældent fremgår af tilbuddet.

Den lave startomkostning er udbudsprocessens største faldgrube. En Business Central-implementering kan ofte komme i gang relativt hurtigt, og netop derfor granskes partneren undertiden let. Omkostningen ved et svagt valg fremgår ikke altid af projektbudgettet. Den fremgår senere i administrationsgebyrer, tillæg og tilpasninger, der skal vedligeholdes over tid.

Trin 1: Gå ud fra, hvad I skal erstatte

Kravspecifikationen bliver nogenlunde den samme uanset udgangspunktet, men det arbejde, der skal udføres, adskiller sig, og dermed hvilken partner der passer.

Udgangspunktet påvirker også, hvordan I bør læse et estimat. Et skifte fra NAV kan se billigt ud, fordi meget genkendes, men den gamle løsnings tilpasninger er ofte det, der trækker tid. Et skifte fra et lille økonomisystem ser dyrt ud, men en stor del af omkostningen er virksomhedens eget arbejde med processer, der ikke har eksisteret før.

Trin 2: Match størrelsen

Dette er den enkelt vigtigste udvælgelse i Business Central-segmentet, og den der er lettest at gøre forkert.

Vælger I en betydeligt større partner, end I selv er, risikerer I at blive en lille kunde: junior konsulenter, lav prioritet i forvaltningen og en kunderådgiver, der skiftes ud. Vælger I en meget lille partner, får I ofte seniorpersoner og stort engagement, men sårbarhed, hvis en nøgleperson stopper, og begrænset udholdenhed, hvis I vokser eller skal ud i flere lande.

Stil to spørgsmål, der giver hurtigt svar:

• Hvor i jeres kundegruppe ville vi havne størrelsesmæssigt? En partner, der svarer ærligt på det, siger også noget om, hvor meget opmærksomhed I vil få.
• Hvor mange kunder har den konsulent, der bliver vores, i sin portefølje af forvaltningskunder? I dette segment betjener en konsulent ofte mange kunder samtidigt, og det afgør i praksis svartiderne.

Geografien vejer mindre, end den plejede, men ikke nul. Under design og idriftsættelse er det en del værd at kunne mødes.

Trin 3: Standard, apps og tilpasninger

Business Central udbygges med tillæg, ikke gennem ændringer i systemets kerne. Det lyder som en teknisk detalje, men styrer både omkostninger og fleksibilitet.

Tre forskellige ting blandes ofte sammen i et tilbud, og de har helt forskellige konsekvenser:

• Konfiguration i standard. Følger normalt med gennem Microsofts opdateringer og kan typisk forvaltes videre af en anden kvalificeret Business Central-partner. Dette bør udgøre hovedparten af løsningen.
• Færdige apps fra Microsofts kommercielle markedsplads eller fra en ISV. Licensmodellen kan være pr. bruger, pr. tenant eller bygge på andre mål. En generel ISV-app kan normalt bruges videre, selvom I skifter implementeringspartner, men kontroller licensaftaler, supportansvar, og om appen eller aftalen er bundet til den nuværende partner.
• Tilpasninger bygget udelukkende til jer. Kan være helt rigtigt, men de skal vedligeholdes af nogen ved hver opdatering, og den nogen er i praksis oftest den, der byggede dem.

Bed om en skriftlig opdeling af, hvad der er hvad, pr. funktionsområde. Mange partnere har egne branche-apps, og det er ofte det, de faktisk sælger. Det behøver ikke at være et problem: en gennemarbejdet branche-app kan spare meget. Men I bør vide, at den er der, hvad den koster løbende, og hvad der sker med den, hvis samarbejdet ophører.

Trin 4: De to årlige opdateringer

Microsoft har to store opdateringscyklusser for Business Central om året, med større versioner i april og oktober. Derudover kommer der mindre opdateringer løbende, normalt månedligt. I skyversionen kan I planlægge en større opdatering inden for det tilgængelige opdateringsvindue, men I kan ikke vælge at tjenesten ikke holdes opdateret. Det er en tydelig forskel fra ældre ERP-systemer og et spørgsmål, hvor forskellen mellem partnere mærkes tidligt efter idriftsættelse.

Spørg hver kandidat, hvordan de arbejder med dette: om de har et testmiljø, hvor jeres løsning kontrolleres, før opdateringen træder i kraft, hvilke flows der testes, om det indgår i administrationsaftalen eller faktureres separat, og hvordan de informerer jer om ny funktionalitet, som I faktisk kan drage nytte af.

En partner, der ikke har en rutine her, vil håndtere hver opdatering som en hændelse, og I betaler for det.

Trin 5: Spørgsmål at stille, og hvordan svarene skal læses

Følgende spørgsmål er formuleret til ikke at have et åbenlyst godt svar. Bedømmelsen af svaret er mindst lige så vigtig som spørgsmålet.

1. Hvor mange Business Central-kunder har I sat i drift de seneste to år, og hvor mange ligner os?

Anden del af spørgsmålet er den vigtige. Antallet af kunder totalt siger lidt, når feltet er så bredt.

Gode svar indeholder:

• Et tal, med kunder i jeres størrelsesklasse og branche, som kan kontaktes.
• En forskel mellem nye implementeringer og overtagede forvaltninger.

Advarselstegn:

• Svaret glider over i virksomhedens historik i Navision.
• Alle referencer er betydeligt større eller mindre end jer.

2. Hvilke apps indgår, hvem ejer dem, og hvad koster de løbende?

Dette afgør både månedlige omkostninger og hvor låste I bliver.

Gode svar indeholder:

• En liste med leverandør, gebyr pr. bruger og måned, og hvem I indgår aftale med.
• En klar besked om, hvad der sker med hver app, hvis I skifter partner.

Advarselstegn:

• Partnerens egne apps præsenteres som en del af løsningen uden separat pris.
• Omkostningerne fremgår først i aftalebilagene.

3. Hvor meget bliver konfiguration, og hvor meget bliver egen kode?

Se trin 3. Spørgsmålet afgør, hvad administrationen koster over tid.

Gode svar indeholder:

• En opdeling pr. funktionsområde, skriftligt.
• Forslag til, hvor I bør tilpasse jer standarden i stedet for omvendt, med begrundelse.

Advarselstegn:

• Alt, hvad I ønsker, kan bygges, uden indvendinger.
• Mængden af egen kode præsenteres udelukkende som en styrke.

4. Hvem bliver vores konsulent, og hvor mange kunder har den person?

I dette segment er det sjældent et stort team. Ofte er det én eller to personer, og de personer er i praksis hele leverancen.

Gode svar indeholder:

• Navn, erfaring og et møde før aftaleindgåelse.
• En ærlig besked om porteføljens størrelse, og hvad der sker ved ferie og sygdom.

Advarselstegn:

• Konsulenten udpeges efter aftaleindgåelse.
• I har kun mødt en sælger efter flere møder.

5. Hvordan håndterer I Microsofts opdateringer?

Se trin 4. Svaret skal indeholde en rutine, ikke et princip.

Gode svar indeholder:

• En beskrevet testrutine med miljø og hvilke flows, der kontrolleres.
• Besked om det indgår i aftalen eller faktureres.

Advarselstegn:

• Opdateringer beskrives som noget, Microsoft klarer for jer.
• Spørgsmålet er ikke kommet op hos andre kunder.

6. Hvordan ser migreringen fra vores nuværende system ud?

Datamigrering er den mest almindelige årsag til, at en idriftsættelse udskydes, selv i mindre projekter.

Gode svar indeholder:

• Besked om, hvad der flyttes, og hvad der bliver: saldi, åbne poster, historik og stamdata behandles forskelligt.
• Antal testmigreringer, og hvornår den første finder sted.

Advarselstegn:

• Al historik loves uden diskussion om, hvad det koster.
• Datakvalitet nævnes slet ikke som jeres ansvar.

7. Hvad kan vi selv gøre uden at ringe til jer?

I en mindre virksomhed er svaret på det spørgsmål afgørende for, hvordan systemet opleves i hverdagen.

Gode svar indeholder:

• En afgrænsning af, hvad en superbruger hos jer selv kan ændre, og uddannelse hertil.
• Dokumentation, som I ejer og kan give til en anden.

Advarselstegn:

• Hver rapport og feltændring kræver en bestilling.
• Ingen intern superbruger er planlagt ind i projektet.

Kvalifikationer, der måler noget andet, end du tror

• Erfaring med Navision eller NAV er ikke det samme som erfaring med Business Central i skyen. Udbygningsmodellen og opdateringstakten er anderledes.
• Certificeringer er knyttet til personer, ikke til virksomheder. Spørgsmålet er, om de certificerede personer er dem, der bliver jeres.
• Microsofts partnerbetegnelser bygger siden 2022 på Solutions Partner-designationer. Begrebet guldkonkompetence findes ikke længere.
• Udmærkelser fra Microsoft afspejler partnerens forhold til Microsoft. De er ikke kundetilfredshedsmålinger.
• Antallet af konsulenter i virksomheden siger intet om, hvor mange der er tilgængelige, når jeres projekt starter.

Hvad der ofte går galt i selve udvælgelsen

• Tilbud sammenlignes på pris, uden at apps og løbende gebyrer medregnes, hvilket gør det billigste tilbud dyrest over tre år.
• Kravspecifikationen beskriver dagens arbejdsgange i detaljer, hvilket indbygger gamle problemer i det nye system.
• Administrationen udelades fra udbudsprocessen og prissættes, når I ikke længere har en forhandlingsposition.
• Ingen intern superbruger udpeges, hvilket gør jer afhængige af partneren for småting.
• Størrelsesmatch vurderes aldrig, selvom det er den faktor, der adskiller kandidaterne mest.
• Beslutningen træffes uden at nogen, der skal arbejde i systemet dagligt, har prøvet det.

En bemærkning om kilder

Det meste af det, der publiceres på dansk om, hvordan man vælger partner til Dynamics 365, er skrevet af partnere. Materialet er ofte kompetent, men det er skrevet af en part med en interesse i udfaldet, og kriterierne havner derfor gerne tæt på deres egen profil.

Læs flere kilder, og spørg jer selv, hvem der har gavn af, at netop de kriterier vejer tungest.

Næste skridt

Skriv ned, hvilket system I forlader, hvor mange brugere I har, og hvad der skal være løst om et år. Med de tre svar bliver leverandørsamtalerne kortere, og forskellene mellem kandidaterne fremgår tidligere.

Er virksomheden på vej mod en koncernstruktur i flere lande, kan det være værd samtidig at forstå niveauet ovenfor: se guiden om partnervalg for Finance & Supply Chain Management. Skal I også se på CRM, findes der separate guides om Dynamics 365 Sales og Customer Service og Field Service.

På d365 Guide kan I sammenligne danske Dynamics 365-partnere pr. applikationsområde, branche og størrelse, og afgrænse feltet, inden I begynder at booke møder.